Dentro do setor de eventos, cada empresário, independentemente da atuação de festas, tem a sua forma de se organizar tanto internamente, com os colaboradores e parceiros, como com o público externo, ou seja, os clientes. Porém, o que falta para muitos deles, em relação ao planejamento, é a Metodologia Scrum.
Quando falamos em um evento específico, certamente ele demanda algumas tarefas diferentes dos demais pelo fato de existir uma programação ideal para aquele tipo de evento, visando agilidade e sucesso no trabalho.
Sérgio Ventura Santiago é dono da empresa Espaço Arruaça Buffet Infantil, localizado em Hortolândia (SP). Segundo o proprietário, foi a partir da conclusão do processo de etapa comercial que foi possível arquitetar um método de contato e relação entre os envolvidos de um evento.
O Espaço Arruaça é composto por uma equipe de três pessoas que cuidam dos seguintes afazeres:
- Comercial/Atendimento das Festas: Atende as visitas, monitora a entrada LEAD da Plataforma, responde mensagens de orçamento e apoia às família no momento das festas no que for preciso.
- Administrativo/Financeiro: Responsável pela burocracia com instituições financeiras, pagamentos, manutenção de estrutura e realização de projetos.
- Compras da Cozinha e Controle de Equipe: Como as festas são 100% freelance e, selecionadas durante a semana, a pessoa encarregada organiza a parte de comes e bebes; e as quantidades, dependendo do tipo de evento.
No caso das pessoas que contratam os serviços do buffet, a melhor alternativa para Sérgio foi criar um canal específico para priorizar a ordem de demanda por eventos. Pelo número de WhatsApp registrado como uma conta comercial, a equipe consegue reunir as principais dúvidas relacionadas à montagem de festas e outras questões.
Além disso, conforme a data da festa infantil se aproxima, Sérgio encaminha aos contratantes uma lista com informações sobre as regras do espaço, como: funcionamento do convite online e divulgação; detalhes da decoração (cortesia); bebidas e tipos permitidos; além da dinâmica das mesas dos convidados.
Hoje, Ventura controla muitas das tarefas do buffet pelo Software de Agenda de Festas da Oniplataforma. Porém, o restante fica registrado planilhas, como a do Excel, além da criatividade no relacionamento com funcionários, que auxilia para novas ideias e formatos de se atuar com eventos.
Apesar de conseguir manter a programação em dia, o empresário relata que ainda sente falta de uma metodologia completa para que as tarefas do buffet ganhem títulos e definição, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”, para que o sucesso nos serviços prestados predomine.
Sérgio Ventura ainda comenta que mesmo dando conta do modelo de gestão atual, com controle semanal e reuniões internas, a certeza de bons resultados é o que vem buscando. “Com esse modesto modelo nós conseguimos controlar as nossas festas, atender com excelência e entregar o evento com baixo índice de erros; mas o objetivo principal é evitar erros que gerem frustrações”, explica o empresário.
Ele finaliza esclarecendo: “A nossa metodologia é simplista e ficamos expostos à riscos operacionais. Minha demanda no momento é encontrar uma ferramenta que me ajude com a Gestão Financeira, controle de estoque, funcionalismo e despesas”.
A boa notícia tanto para Sérgio, como para os demais empresários deste segmento é que, agora, a Oniplataforma está trabalhando para implantar a metodologia Scrum em seu sistema.
Mas, o que é a Metodologia Scrum? Acompanhe!
A metodologia Scrum é um framework simples para que seja possível trabalhar com projetos mais complexos. Em outras palavras, ela foi criada por Ken Schwaber e Jeff Sutherland, desenvolvedores de softwares e sistemas.
De modo geral, trata-se de um método de trabalho realizado a partir de pequenos ciclos de atividades dentro de um projeto, ou seja, por etapas. Cada ciclo de atividade é planejado antes e se chama Sprint, que acompanha um certo tempo para que as tarefas sejam realizadas pela equipe e, consequentemente, finalizadas dentro do prazo.
A metodologia Scrum atende todas as demandas sonhadas pelo dono do Buffet Arruaça, pois permite potencializar o trabalho em equipe e acompanhar a evolução do produto, sempre com muita atenção na qualidade da produção e nos prazos combinados.
Além de fornecer benefícios à empresa que aposta nesta metodologia, a Scrum ainda possibilita que as equipes aprendam sobre organização e passem a otimizar o tempo. Assim, torna-se visível a segurança, a rapidez e a qualidade com que uma tarefa é finalizada.
O público interno ainda consegue, por meio deste método, corrigir eventuais problemas que surjam ao longo do processo a partir dos Sprints, nos quais é possível receber um feedback do usuário. Portanto, a equipe não espera a entrega final do produto para que o cliente avalie, mas faz os ajustes minuciosos ao longo da própria produção.
Viu só? É prática, inovadora e qualificada! Por isso, se você está se perguntando se a metodologia Scrum é a mais adequada para a sua empresa, a resposta é sim. Ela é ideal para os mais variados cenários e, claro, excelente para a sua empresa de festas!
