Atualmente, é muito comum o gestor de buffet infantil ou espaços de eventos apresentar dificuldade no controle dos convidados que comparecem nas festas.
Aliado a isso, essa é também uma necessidade do próprio cliente do buffet, que gostaria de saber quais de seus convidados irão comparecer no dia da festa.
Sabendo disso, a Oniplataforma – Sistema para Buffets, disponibilizou um formulário gratuito ao final do texto para ajudar a proporcionar mais organização e controle a você, gestor, e aos seus clientes, além de criar novas oportunidades para o gestor fechar mais festas.
Mas como vai funcionar esse formulário?
Esse formulário que nós ensinaremos você a criar, será enviado para o cliente contratante da festa, que por sua vez o enviará para os seus convidados – Esses convidados irão responder ao formulário para confirmar a sua presença.
Dessa forma, você poderá compartilhar com o cliente um acesso às respostas do formulário para que o mesmo possa ir acompanhando as confirmações
Para complementar, você poderá exportar os dados dos convidados confirmados para uma planilha – Nela você terá as informações de contato, como e-mail e telefone desses convidados da festa.
Sendo assim, ao final do texto iremos disponibilizar um link para você assistir ao video de como criar o formulário. Mas antes, podemos citar algumas vantagens do formulário para você e seu cliente:
- Maior organização com a demanda de itens para a festa
- Controle sobre quais de seus convidados irão à festa
- Possibilidade de fechar mais festas
- Saber se houver excesso de convidados
Dito tudo isso, continue lendo para saber como essas vantagens se encaixam no seu negócio
O formulário permite que o você e o seu cliente possam se preparar com a demanda de itens para a festa no seu buffet infantil
Às vezes, pode ser difícil ter um controle preciso sobre a quantidade de itens necessários para realizar o evento, pois você que é gestor não tem um conhecimento com precisão da quantidade de convidados que confirmaram presença.
Com a planilha, você poderá acompanhar em tempo real quantas pessoas estarão no seu espaço com poucos cliques, ficando a par de tudo.
Além disso, conforme os convidados vão confirmando suas presenças no evento pelo formulário, você já pode ir projetando a quantidade de itens, como ingredientes e mesas, que serão necessários para sua realização, evitando assim desperdícios ou gastos desnecessários.
O cliente poderá saber quais de seus convidados irão à festa
Além do gestor, o formulário também permite que o cliente possa ter controle da quantidade de convidados que comparecerão em sua festa, o que lhe dá a oportunidade de convidar outras pessoas, caso seja de seu interesse, para não perder parte do pacote contratado.
Por exemplo, vamos supor que o cliente tenha contratado um pacote de cardápio que serve 100 pessoas. Se dessas 100, apenas 75 confirmarem presença, o cliente pode chamar mais 25 para não sair no prejuízo em relação ao pacote.
E outro caso poderia ser de o cliente querer convidar mais pessoas que o previsto no contrato. Se isso acontecer, o cliente poderá informá-lo com antecedência o número de convidados excedentes, e assim pagar um valor a mais de acordo com a quantidade de pessoas.
Você poderá fechar mais festas com os dados de convidados confirmados
Outra vantagem bem interessante é que o você terá registrado as pessoas que estavam em seu espaço, podendo entrar em contato, fazer pesquisas de satisfação com seu buffet ou até fazer campanhas por e-mail, como enviar um link para orçamento
Para exemplificar: após a festa o convidado poderá receber um e-mail em que está contido o seguinte: “Olá, (Fulano)! Você participou de um evento no nosso buffet neste fim de semana, e nós gostaríamos de saber o que você achou do nosso espaço! Clique aqui para fazer um depoimento [link]. Caso tenha interesse em fazer uma festa conosco, clique aqui e receba um orçamento em até 30 segundos [link]”
Ou seja, o você terá um banco de dados, como Whatsapp e e-mail dos participantes do evento, com inúmeras pessoas que já estiveram no seu buffet para entrar em contato com elas, podendo fazer com que se tornem futuros clientes seus, e as utilizando como leads.
Você poderá saber se houve mais convidados do que o pacote contratado pelo cliente permitia – Nesse caso, poderá cobrar os excedentes.
Apesar de o cliente também ter controle sobre a quantidade de pessoas presentes no evento, em alguns casos ele pode não informá-lo caso haja excedentes no espaço, dando prejuízo a ele
Com o controle que a planilha lhe permite, não terá mais como você ser passado para trás em situações em que o cliente convida mais pessoas do que o acordado no contrato previamente
Caso haja mais pessoas no seu espaço do que o permitido pelo pacote, você poderá entrar em contato com o cliente e cobrar um valor extra de acordo com a quantidade de excedentes.
Como os buffets inteligentes fazem esse controle?
Agora que nós explicamos as vantagens que o controle de convidados oferece, nós iremos apresentar para você como os buffets inteligentes fazem isso
Buffets inteligentes são aqueles que utilizam tecnologia para automatizar processos e atividades repetitivas para ter mais tempo hábil para outras tarefas chaves, como o próprio atendimento de clientes e produção dos eventos.
Hoje, os gestores de buffets têm a opção de escolher um sistema como o da Oniplataforma, que otimiza trabalhos do dia a dia e facilita sua vida como gestor, digitalizando etapas da gestão e automatizando trabalhos manuais, como gerar convites.
O convite virtual da Oniplataforma
Na Oniplataforma, você pode usar o convite virtual, que vem sendo utilizado cada vez mais pelos gestores para divulgação e controle de eventos como festas ou casamentos, pois além de ser bonito e prático, exige menos tempo e dinheiro
Tendo isso em mente, a Oniplataforma oferece ao gestor o melhor suporte de convite virtual do mercado, dando opção de criação de artes, acompanhamento em tempo real e registro de dados, tudo isso em um único lugar. Não fique de fora!
E agora é com você! Para saber mais sobre outros recursos da Oni, clique aqui
