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A gente sabe que para uma festa praticamente perfeita o primeiro passo e, também, o mais importante, é pensar na equipe de cerimonialistas do evento.

As dúvidas são muitas e algumas questões surgem em nossa mente: Como planejar minha festa? O que eu preciso saber? Quem contratar?

Por isso, para este post, a Oni conversou com a Luane Bittes, diretora de eventos na empresa Luane Bittes Assessoria em eventos e cerimonial, para trazer dicas e esclarecer essas e outras dúvidas frequentes.

1) Tenha uma equipe preparada, planejada e organizada

O primeiro passo é reunir toda a equipe do cerimonial e fazer um briefing completo com todas as informações relevantes.

De acordo com Luane, “o mais importante e fundamental é treinar a equipe para que haja capacitação e alinhamento do pessoal. Então, a equipe deve estar preparada e não pode chegar em um evento sem saber o que fazer ou por onde começar”.

2) Cerimonialista deve ser a alma do evento

“Um cerimonialista tem o foco na solenidade em si. Ele pensa no porquê o evento está acontecendo, qual é a importância daquela comemoração e qual é o ápice do momento para se prestar mais atenção”, diz a diretora de eventos.

Entretanto, hoje em dia, alguns profissionais cerimonialistas já cuidam também dos bastidores tanto na parte de planejamento como na contratação de fornecedores, organização, check list, entre outras funções.

Então, o mais importante é lembrar que o cerimonialista cuida de toda a parte solene do evento, podendo, inclusive, participar da elaboração do roteiro da festa em questão.

O profissional pode pensar em um roteiro com o cliente ou ele pode fazer uma prévia de um roteiro e encaminhar ao contratante, já que a linguagem do cliente é de extrema importância. 

Por isso, essas duas linguagens em sintonia fazem o roteiro funcionar, até porque, um cerimonialista trabalha com vários eventos, como social, corporativo, esportivo, logo, cada empresa tem a sua linguagem, tornando a união de ideias bem significativa.  

3) Saiba as necessidades do cliente

O primeiro passo do cerimonialista, após a contratação, é saber quais são todas as necessidades do seu cliente.

Após reunir essas informações, o profissional de eventos consegue saber onde há expertise para atender, onde se pode ajudar melhor, além de fazer um checklist, com o briefing. 

4) Seja competente, mas lembre-se que erros podem acontecer

Devemos sempre lembrar que não existe a perfeição completa em um evento planejado. Às vezes para alguém, a festa está perfeita, e, para algum participante ou algum organizador, por exemplo, pode ter saído com problemas.

Segundo Luane “cabe ao cerimonialista minimizar os imprevistos e cuidar com excelência do evento para que corra tudo como planejado. Porém, o ideal é estar preparado para resolver problemas que surjam no meio do caminho”.

5) Diferença de atuação em eventos diversos

Existe uma diferença no trabalho do cerimonialista que atua em diferentes tipos de eventos. “Por isso, é importante conhecer todos os tipos de evento, para que o profissional realmente saiba e entenda qual evento mais se identifica e se encaixa, como por exemplo, evento corporativo, social, esportivo, comemorações, entre outros”, afirma Luane. 

Entretanto, por mais que sejam diferentes, os eventos seguem linhas que são bem parecidas, como o planejamento, a organização e o checklist.

Portanto, se o profissional for eficiente e estiver disposto a correr atrás de novos conhecimentos e se adaptar, ele tem a aptidão para resolver todos os tipos de eventos.

6) Cerimonialista pode ter qualquer formação, porém, alguns conhecimentos são indispensáveis

Um cerimonialista pode ter qualquer formação universitária para trabalhar nesta área, porém, algumas formações específicas da área de eventos são interessantes e indispensáveis para a atuação, como por exemplo: 

  • cerimonial e protocolo; 
  • etiqueta; 
  • gestão de eventos; 
  • planejamento estratégico; 
  • briefing e checklist;
  • entendimento de plano de comunicação, de calendário editorial, de marketing, entre outros…

Então, é importante que a pessoa tenha uma boa comunicação e saiba se portar diante das situações. Além disso, é essencial estar por dentro de leis e decretos do dia a dia, pois podem influenciar no seu trabalho.

7) Assessor de Casamentos x Cerimonialista

Luane explica que o cerimonialista “está mais ligado à cerimônia, à solenidade. Já o assessor de eventos cuida do buffet, dos equipamentos, da decoração, das atrações, do plano de ação, da segurança, entre outras questões”.

Então, na equipe de planejamento da festa, é importante ter uma pessoa focada na solenidade, seja quaisquer eventos.

8) Atenção durante a festa

O cerimonialista deve se manter atento durante todo o período do evento, no começo, meio e fim. 

Além disso, o cerimonialista deve estar presente durante a montagem, durante a execução e durante a desmontagem do evento. Afinal, uma boa festa precisa de atenção nos seus mínimos detalhes.

9) Preste atenção na sua comunicação e postura

Um cerimonialista e qualquer profissional deste meio, é indispensável para quaisquer eventos. Por isso, é de extrema importância que o cerimonialista sempre analise a boa comunicação para diversas situações possíveis dentro de um evento.

Afinal, caso surjam problemas, este profissional deve fornecer aos convidados da festa tranquilidade para aproveitar ao máximo aquele momento esperado.

10) Dica da Luane Bittes para cerimonialistas e futuros profissionais

“Estude, tenha resiliência, corra atrás do conhecimento, se capacite e saiba priorizar o que é importante pra você, até porque, os eventos consomem bastante tempo e energia. Então, saiba seu papel e como desempenhá-lo para cuidar de um momento tão especial para seu cliente”.

Prontinho, agora você já está por dentro de todas as dicas valiosas para ingressar nesta área ou, até mesmo, aperfeiçoar seu trabalho como cerimonialista. 

Para saber mais sobre esse universo importantíssimo para a magia dos eventos, acesse também as redes sociais da Diretora de eventos Luane Bittes: Instagram: @luanebittes.eventos; @eventos.em.foco; Site: www.luanebittes.com.br.

E, claro, não deixe de conferir todas as dicas e postagens da Oni! Sua festa merece o melhor!

Giovanna Giuga

About Giovanna Giuga

Graduanda em jornalismo pela PUC-Campinas, atualmente no 3º ano. A poucos passos para o fim da faculdade, segue comunicativa e em busca de boas histórias.

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